Datenschutzerklärung – E-Mail-Kommunikation

1. Worum geht es?

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder von uns eine E-Mail erhalten, verarbeiten wir personenbezogene Daten.
Dazu gehören zum Beispiel:

• Ihr Name
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer oder andere Kontaktdaten, wenn Sie diese mitteilen
• Angaben zu Ihrer Organisation oder Ihrem Verein
• der Inhalt Ihrer E-Mail
• Anhänge und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten
• Informationen aus früheren E-Mails, wenn diese für die weitere Kommunikation wichtig sind

Wir behandeln diese Daten vertraulich und nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich ist:
Kreisjugendring Reutlingen e. V.
Ivano Abetini
Museumstraße 7
72764 Reutlingen
Telefon: 07121 321728
E-Mail: info@kjr-rt.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt.

3. Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Die Rechtsgrundlage ist in der Regel unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Anfragen zu bearbeiten, die Kommunikation mit unseren Geschäftskontakten zu führen und unsere Aufgaben als Kreisjugendring zu erfüllen. Wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder für einen Vertrag notwendig ist, kann die Verarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen. Wenn Sie uns personenbezogene Daten freiwillig mitteilen, verarbeiten wir diese nur, soweit dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens oder die weitere Kommunikation erforderlich ist.

4. Wenn wir Ihnen eine E-Mail schreiben

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, wenn wir Sie per E-Mail kontaktieren.
Das kann zum Beispiel notwendig sein, weil

• Sie uns zuvor kontaktiert haben,
• wir mit Ihnen zu einem laufenden Vorgang kommunizieren,
• wir mit Ihnen als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner eines Mitgliedsvereins zusammenarbeiten,
• wir einen Vertrag erfüllen oder vorbereiten müssen,
• oder wir ein berechtigtes Interesse an der geschäftlichen Kommunikation haben.

Bei Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern unserer Mitgliedsvereine kann die Kommunikation auch zur Erfüllung unserer Aufgaben und zur Durchführung bestehender Vereinbarungen mit dem jeweiligen Mitgliedsverein erforderlich sein.
Je nach Situation ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wir verwenden die uns vorliegenden Kontaktdaten nicht für unerwünschte Werbung.

5. Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation wird über Microsoft 365 verarbeitet. Wir verwenden dafür Microsoft 365 Business Basic. Die E-Mails werden in unserem Microsoft-365-Postfach gespeichert. Nach den Einstellungen unseres Microsoft-365-Mandanten befindet sich der Speicherort für Exchange Online in Deutschland. Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten nach den für Microsoft 365 geltenden Datenschutzbedingungen. Dazu gehört insbesondere das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Zusätzlich werden unsere E-Mails archiviert. Für die Datensicherheit gibt es außerdem ein lokales Backup auf einem KJR-Computer.
Wir geben personenbezogene Daten aus E-Mails grundsätzlich nicht ohne rechtliche Grundlage an andere Stellen weiter.
Eine Weiterverarbeitung von Kontaktdaten auf SharePoint oder die Weitergabe an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht ohne Ihre Einwilligung, sofern keine gesetzliche Verpflichtung oder eine andere rechtliche Grundlage dafür besteht.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden.
Geschäftliche E-Mails können darüber hinaus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Dazu können insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäfts- und Handelsbriefe gehören. Für bestimmte Unterlagen gelten derzeit Aufbewahrungsfristen von sechs oder acht Jahren, für andere Unterlagen zehn Jahre.
Wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, dürfen wir die betreffenden Daten auch dann nicht löschen, wenn der ursprüngliche Zweck der Verarbeitung bereits weggefallen ist.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist löschen wir die Daten, soweit keine andere rechtliche Grundlage für eine weitere Speicherung besteht.

7. Bitte keine besonders geschützten Daten per normaler E-Mail senden

Eine normale E-Mail ist nicht mit einem Brief in einem verschlossenen Umschlag vergleichbar.
Bitte senden Sie uns deshalb möglichst keine besonders geschützten personenbezogenen Daten per normaler E-Mail.
Dazu gehören zum Beispiel:

• Gesundheitsdaten
• Informationen über Behinderungen
• Angaben zur sexuellen Orientierung
• Informationen über religiöse oder politische Überzeugungen
• andere besonders geschützte persönliche Informationen

Wenn die Übermittlung solcher Daten notwendig ist, sprechen Sie uns bitte vorher an. Wir können dann gemeinsam einen geeigneten Weg für die Übermittlung vereinbaren.

8. Werden Ihre Daten an Stellen außerhalb der EU übermittelt?

Wir speichern die Inhalte unserer Exchange-Online-Postfächer nach der Konfiguration unseres Microsoft-365-Mandanten in Deutschland. Für einzelne technische Vorgänge können bei Microsoft weitere Verarbeitungen stattfinden. Microsoft hat hierfür eigene Datenschutzregelungen und Sicherheitsmaßnahmen. Für einzelne technische Vorgänge können bei Microsoft weitere Verarbeitungen stattfinden. Microsoft hat hierfür eigene Datenschutzregelungen und Sicherheitsmaßnahmen.

9. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft: Sie können erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben.
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung falscher Daten verlangen.
• Löschung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten.
• Widerspruch: Sie können einer Verarbeitung widersprechen, wenn diese auf unserem berechtigten Interesse beruht.
• Datenübertragbarkeit: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.
Für die Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:
Kreisjugendring Reutlingen e. V.
Museumstraße 7
72764 Reutlingen
E-Mail: info@kjr-rt.de

10. Ihr Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, können Sie sich zunächst direkt an uns wenden.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für den Kreisjugendring Reutlingen e. V. ist zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Weitere Informationen und die Möglichkeit, eine Beschwerde einzureichen, finden Sie auf der Internetseite des LfDI Baden-Württemberg.

11. Keine automatisierte Entscheidung

Wir verwenden die im Rahmen der E-Mail-Kommunikation erhobenen personenbezogenen Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling, das rechtliche Wirkung für Sie entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

12. Aktualisierung dieser Datenschutzinformation

Wir können diese Datenschutzinformation anpassen, wenn sich unsere E-Mail-Kommunikation, die eingesetzten technischen Systeme oder die gesetzlichen Vorgaben ändern.

Stand: Oktober 2026